Comment faire du publipostage avec Gmail ?

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Gmail est sans aucun doute l’un des meilleurs services de messagerie en ligne et un excellent outil de gestion d’emails. Vous pouvez presque tout faire, ajouter des étiquettes, marquer des mails comme importants et même créer de multiples boîtes de réception pour trier votre courrier comme de véritables professionnels. Néanmoins, Gmail ne prend pas en charge une fonction pourtant très utile, le publipostage.

Pour ceux qui n’ont jamais entendu parler de ce terme qui, je l’avoue, peut paraître un peu barbare, mais qu’indirectement vous connaissez tous, en voici la définition :

Qu’est-ce que le publipostage ?

Le publipostage ou mailing par mail, est la technique de marketing qui consiste à envoyer en nombre des informations ou prospectus publicitaires, par voie postale ou électronique, pour assurer la promotion d’un produit, d’un service ou d’une enseigne. Cette forme de promotion est fréquente dans la vente par correspondance.
Des entreprises sont spécialisées dans le routage par voie postale. L’essor d’Internet et la diffusion des logiciels de publipostage ont facilité le développement des envois en nombre par voie électronique.
Le terme de publipostage désigne aussi une fonction des logiciels de traitement de texte permettant de personnaliser automatiquement les termes d’une lettre-type envoyée à un ensemble de clients ou de prospects. Les informations individuelles contenues dans le fichier des clients sont intégrées (on dit aussi fusionnées) dans la lettre-type, ce processus permettant d’éditer autant de lettres personnalisées qu’il y a de clients enregistrés dans le fichier.

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Vous l’aurez compris, le publipostage vous offre la possibilité d’envoyer un seul et même email à plusieurs personnes tout en ayant la possibilité de le personnaliser avec par exemple le nom et le prénom du destinataire. Gmail ne prend donc pas en compte ce genre de pratique, mais ce n’est pas grave, à l’aide deGoogle Docs (désormais appelé Google Drive), des scripts de Google et de quelques explications et captures d’écran, nous allons voir ensemble comment faire du publipostage avec Gmail

1. Commencez par créer un nouveau modèle de courriel puis enregistrez-le en tant que brouillon. Dans ce courrier électronique, remplacez les termes que vous souhaitez personnaliser à l’aide de la chaîne de caractère (sans les guillemets) « $%terme% ». Par exemple et comme vous pouvez l’apercevoir sur le screenshot (ironique) ci-dessous, si vous souhaitez personnaliser le nom et le prénom du destinataire de l’email, remplacez le nom par « $%Nom% » et le prénom par « $%Prenom% ». Je vous conseille d’éviter les espaces et les accents dans les chaînes de caractères pour ne pas avoir de problème.

2. L’email étant créé et enregistré, allez faire un tour du côté de Google Drive et créez une nouvelle feuille de calcul. Sur la première ligne de ce document, insérez les termes que vous avez utilisés dans votre modèle de courrier électronique. Une fois la dernière cellule remplie, ajoutez-en une autre et nommez-la « adresse email ». Remplissez ensuite les informations demandées comme c’est le cas dans la capture d’écran ci-dessous.

3. Ceci étant fait, vous allez à présent devoir ajouter un script Google permettant de fusionner la feuille de calcul précédemment créée à Gmail. Pour cela, sur votre feuille de calcul, cliquez sur le lien « Outils » présent dans la barre d’outils située juste au-dessus et cliquez sur « Galerie de scripts ». Un pop-up va alors s’afficher à l’écran. Sur ce dernier, repérez le ch de recherche et entrez l’expression « mail merge » puis cliquez sur le bouton « Rechercher ». Plusieurs résultats s’offrent à vous. Scrollez la fenêtre jusqu’au script « Yet Another Mail Merge » et cliquez sur « Installer ».

Un gros message d’avertissement en rouge va alors faire son apparition. Ne vous inquiétez pas, c’est tout à fait normal, il vous demande juste votre autorisation pour pouvoir s’exécuter correctement. Cliquez donc le bouton « Autoriser ». Une fois le script installé, fermez le pop-up et revenez à votre feuille de calcul. Vous devriez avoir un nouveau bouton nommé « Mail Merge » dans votre barre d’outils.

4. L’envoi de votre email n’est maintenant plus qu’une question de secondes. Donc pour finir, cliquez sur ce nouveau bouton « Mail Merge » et sélectionnez l’option « Standard Merge » dans le menu déroulant. Un nouveau pop-up s’ouvre alors et vous propose de sélectionner le ch contenant les adresses email de vos destinataires. Faites-le puis sélectionnez le courriel que vous souhaitez utiliser. Utilisez le modèle créé au début de ce tutoriel, entrez le nom qui sera affiché lorsque vos destinataires le recevront et choisissez si vous voulez ou non recevoir une copie de l’email. Ensuite, vous n’avez plus qu’à cliquer sur le bouton « Sends Mails » pour envoyer votre courrier électronique aux personnes inscrites sur votre feuille de calcul.

Voili voilou, vos courriels sont envoyés ! Vous pourrez même voir le statut de l’envoi grâce à un nouveau ch (Merge status) créé sur votre feuille de calcul. Si vous voulez voir le résultat en avant-première, le voici :

Une fois votre publipostage effectué avec succès, vous pouvez enregistrer (normalement automatiquement) la feuille de calcul afin de pouvoir la réutiliser plus tard. Notez tout de même que pour une utilisation future, vous devrez supprimer l’ensemble des statuts situés dans le ch « Merge status » pour qu’il n’y ait pas de conflit entre les deux envois.

Pour finir, vous aurez remarqué qu’il y a beaucoup de scripts de publipostage dans la Galerie Google. Certains possèdent des fonctionnalités plus complexes et plus avancées que d’autres. Vous pouvez, si vous le souhaitez, tous les essayer afin de voir lequel est le meilleur selon vous. Si vous êtes compétent en JavaScript, vous pouvez également créer votre propre script dans l’éditeur de script Google et le personnaliser en fonction de vos besoins.